Forretningsorden

Forretningsorden i Lan Team Nord

Indhentelse af Børneattester

Der skal indhentes på de af generalforsamlingen valgte bestyrelsesmedlemmer og de af bestyrelsen
nedsatte udvalgs ansvarlige og ansvarlige for faste aktiviteter.
Børneattester indhentes af Kasserer ifb. ansvars tildeling.
Der indhentes børneattester årligt primo maj og løbende for de nytilkomne førnævnte omfattede
medlemmer

Organisation

Formandskabet består af både formand og kasser. Formandskab leder foreningen i det daglige.
Formandskab kan træffe afgørelser, der forpligter foreningen.
I forbindelse med udsendelse af referat fra bestyrelsesmøde sender formandskabet opgaveliste til
statusopdatering.

Rune Ettrup tildeles af formandskabet, ansvaret for alle relationer til og fra foreningen.
Aktivitetsudvalget består af Mike Ro Andersen, Martin Bøhnke, Ulf Gaarde Simonsen
Martin Bøhnke er blevet tildelt af bestyrelsen, rollen som sekretær.

Ansvar og pligter

Bestyrelsen forpligter sig til at informere/inddrage hele bestyrelsen i emner relevant for foreningen.
Medlemmer af bestyrelsen har tavshedspligt. Det dækker over emner af personlig karakter og emner
der vurderes fortrolig af bestyrelsen og må ikke viderebringes under nogen form. Dette kan omstødes
for enkelte sager ved enstemmighed i bestyrelsen samt beslutningen skal føres til referat.

Hvordan vi holder møder

Indkaldelse

Skrives af næstformand eller formand.
Indkaldelsen og dagsorden skal være bestyrelsen i hænde senest 7 dage inden mødet.
Ekstraordinære bestyrelsesmøder kan aftales telefonisk med opfølgning af skriftlig indkaldelse og
dagsorden.
Emner der ønskes behandles skal være bestyrelsen i hænde senest 8 dage før. Ekstraordinære
bestyrelsesmøder kan behandle sagen med øjeblikkelig varsel.
Emner der er afleveret efter frist, kan behandles under “kortfristede emner”, men kan anfægtes af alle
bestyrelsesmedlemmer, og kræve ordinær behandling på næstkommende bestyrelsesmøde, indtil
referatet er godkendt.
Beslutninger kan effektueres efter godkendt referat.

Hvor og hvordan afholdes møderne

Hvis alle i bestyrelsen er indforstået kan møder afholdes elektronisk, eks. google hangout.
Det tilstræbes at møder afholdes i klubbens lokaler.
Indkaldelsen skal indeholde tid og sted/medie.
Ordinære bestyrelsesmøder bliver afholdt første tirsdag hver måned. Dato for det enkelte møde kan
ændres på ordinære bestyrelsesmøder.
Mødeindkalder agerer ordstyrer for møderne

Referater

Referat udfærdiges af sekretæren og udsendes senest 7 dage efter mødet til bestyrelsen på
bestyrelse@lanteamnord.dk. Endelig godkendelse af referatet kan ske per mail og vil ske automatisk
ved stiltiende accept efter 14 dage efter mødets afholdelse.

Referatet skal indeholde sagsfremstilling, hovedsynspunkter, stemmer, konklusioner og
tilstedeværende. Der skal være konklusion på alle dagsordenens punkter, herunder om punktet skal til
fornyet behandling og med hvilket nyt indhold.

Referater udfærdiges efter gældende referatskabelon.

Efter godkendelse udgives det som pdf, på foreningens hjemmeside, Google drev, samt annonceres
på LTN facebookgruppe.

Suppleanters inddragelse

Suppleanter deltager ikke til bestyrelsesmøder medmindre et bestyrelsesmedlem har udmeldt
længerevarende sygdom eller orlov. I tilfælde af suppleanten tiltræder agerer han som stedfortræder
på niveau med ordinært bestyrelsesmedlem.

Dagsorden

1. Meddelelser fra formanden

a. Medlemstal

2. Emner fra sidste bestyrelsesmøde

3. Status fra udvalg

a. Geeks Gone Wild

b. Aktivitetsudvalget

i. Faste aktiviteter

ii. Afsluttede aktiviteter

iii. Kommende aktiviteter

4. Status fra samarbejdspartnere

5. Nyt fra kasseren

a. Kvartalsrapport

b. Arrangements Resultater

6. Indkomne forslag

7. Kortfristet

8. Lukket del af mødet

a. Resultatopgørelse

9. Næste møde(r)

10. Evt.

Hvordan vi beslutter

Forsøger at opnå enighed, ved uenighed foretages der afstemning ved tilkendegivelse.
Beslutninger er kun gyldige ved minimum 4 for.
Ved bestyrelsesmøder er der kun stemmeret ved tilstedeværelse.
Hvordan vi beslutter når det handler om penge
Medlemsprojekter i klubben
1000 kroner pr. måned betragtes som bagatelgrænse og kan godkendes af formanden, forudsat at
formanden informerer bestyrelsen pr mail, og at dette føres til referat til næstkommende
bestyrelsesmøde.

Små penge

Op til 5000 kroner betragtes som små penge og kan godkendes mundtligt af 5
bestyrelsesmedlemmer, forudsat at bestyrelsen informeres pr mail, og at dette føres til referat til
næstkommende bestyrelsesmøde hvor alle godkendere skal fremgå ved navn. Kasseren skal
godkende at der er likviditet.

Store penge

Over 5000 kroner betragtes som store penge og skal behandles som indkommende forslag ved
næstkommende bestyrelsesmøde. Kasseren skal godkende at der er likviditet.
Arrangements Budgetter
Budgetter for aktiviteter skal på forhånd godkendes af bestyrelsen. Ved godkendelse fastsættes
ramme for vedligelsholdse af budgettet overfor bestyrelsen. Under normale omstændigheder skal
bestyrelsen informeres ved 10% budgetpost overskridelse dog altid ved 5% overskridelse af samlet
ramme.
Alle fakturaer/kvitteringer omhandlende arrangementer skal sendes pr. mail til den
arrangementsansvarlige, som kan godkende og videresende til kasseren.
Alle arrangementer skal betale 20% af arrangementets overskud til disposition af foreningen.

Kasserer

Udlæg

Ved udlæg skal udlægsformular udfyldes og sendes sammen med læsbar digitalt bilag til kasséren på
mail: kasserer@lanteamnord.dk, indenfor 7 dage.
Kasséren svare på mail når pengene er blevet sendt, dog vil der formentlig blive afregnet inden for 14
dage.
Ved beløb over 1000,- kr kan der laves udlæg på forhånd.

Udbetaling af vederlag

Vederlagskrav skal indsendes til kasserer@lanteamnord.dk inden for 7 dage og vil formentlig blive
afregnet inden for 14 dage.

Salg af inventar

Alt inventar skal inden bortskaffelse lægges på bestyrelsens facebookgruppe til godkendelse af pris
medmindre forhenværende aftale forbyder dette. Der skal ikke være nogen indsigelser i 48 timer før
det bliver lagt op til medlemmerne af foreningen til den godkendte pris på foreningens facebook
gruppe for medlemmer.
Hvis inventarets primære tilhørsforhold er en aktivitetsgruppe, så skal denne rådføres inden salg.